Яндекс.Метрика

Как согласовывать платежи?

Обычно платёж согласует руководитель, который отвечает за статью бюджета, а бухгалтер оплачивает счёт после его решения. В Пачке это можно устроить, например, в беседе «Платежи». Сотрудник отправляет счёт через форму бота, руководитель нажимает «Согласовать», а бухгалтер прикладывает платёжное поручение в тред под счётом. Ниже можно пройти путь сотрудника самому.

Платежи

14 участников · бот «Платежи»

1 сентября
ПлатежиБот10:05

Чтобы отправить счёт поставщика на оплату, нажмите кнопку и заполните форму. Я опубликую счёт здесь и позову руководителя, который его согласует.

Ольга Романова закрепила сообщение

18 сентября
ПлатежиБот12:40

🧾 Счёт на оплату

КонтрагентООО «Литера»НазначениеПечать буклетов и плакатовСумма38 400 ₽Статья бюджетаМаркетингОплатить до20 сентябряПрислал@Дмитрий ОрловСогласует@Анна Белова
✅1

Зачем согласовывать платежи в рабочем чате

Сотрудник пересылает счёт руководителю в личные сообщения или на почту и не знает, передали ли его бухгалтеру. Руководитель ищет счета в переписке, а бухгалтер узнаёт о согласовании на словах. Через неделю трудно найти, кто согласовал счёт и оплачен ли он. В беседе «Платежи» счёт видят и руководитель, и бухгалтер, а решение и платёжное поручение остаются в треде под ним.

  • Счёт сразу попадает к нужному руководителю. Бот выбирает согласующего по статье бюджета, поэтому сотруднику не нужно выяснять, кому отправить счёт.
  • Руководитель решает одной кнопкой. «Согласовать» и «Отклонить» стоят под счётом, искать счёт в почте не нужно.
  • Бухгалтер узнаёт о согласовании сразу. Бот упоминает его в треде под счётом и называет срок оплаты. Упоминание приходит уведомлением.
  • Все счета к оплате в одной беседе. Сотрудники, руководители и бухгалтерия видят, какие счета ждут решения. По реакции ✅ видно, какие уже оплачены.
  • Через полгода счёт легко найти. Его находят поиском по названию контрагента. В треде под ним остаются решение руководителя и платёжное поручение.

Как настроить

Нужны права администратора в Пачке. За форму и кнопки отвечает обработчик бота: его собирают без кода в n8n или пишет разработчик. Готовый пример с формой и кнопками есть в сценарии про отпуск: замените в нём поля и кнопки на свои.

В Пачке

  1. 1
    Нажмите + рядом с поиском, выберите Беседа и назовите её «Платежи». Добавьте сотрудников, которые присылают счета, руководителей отделов и бухгалтеров.
  2. 2
    В меню Интеграции выберите Боты и нажмите Создать бота. Назовите его «Платежи».
  3. 3
    Откройте настройки беседы «Платежи», нажмите Добавить участников, перейдите на вкладку Интеграции и выберите бота.
  4. 4
    В настройках бота откройте вкладку Исходящий Webhook. Вставьте адрес обработчика в поле Webhook URL и отметьте события Новые сообщения, Нажатие кнопок и Заполнение формы.
  5. 5
    В обработчике задайте поля формы: файл счёта, контрагент, назначение, сумма, статья бюджета и срок оплаты. Для каждой статьи бюджета укажите руководителя, который согласует счета по ней. Добавьте под счётом кнопки «Согласовать» и «Отклонить».
  6. 6
    Напишите в беседе /start: бот ответит сообщением с кнопкой «Отправить счёт». Закрепите это сообщение. Нажмите кнопку и отправьте тестовый счёт: он должен появиться в беседе.

В команде

Договоритесь, кто какие счета согласует и как быстро. Например, руководитель отдела согласует счета по своей статье бюджета. Крупные счета после него согласует финансовый директор. Бухгалтер оплачивает только согласованные счета, прикладывает платёжное поручение в тред и ставит на счёт реакцию ✅.

Если вы выставляете счета клиентам, посмотрите сценарий «Как выставлять счета и следить за оплатой в чате?».

Если не работает

  • Бот не отвечает на /start. Проверьте адрес в поле «Webhook URL» и отметку у события «Новые сообщения».
  • Кнопка «Отправить счёт» не открывает форму. Отметьте событие «Нажатие кнопок».
  • Форма отправилась, а счёта в беседе нет. Отметьте событие «Заполнение формы».