Яндекс.Метрика

Как собирать чеки и авансовые отчёты сотрудников в чате?

Сотрудник отправляет чек боту, бухгалтер принимает расход кнопкой, а в конце месяца бот сам собирает авансовые отчёты и отправляет их на подписание.

Расходы

Бот

Сегодня
Аватар участника
Мария Козлова10:03

/start

РасходыБот10:03

Привет! 👋 Оплатили что-то за компанию? Нажмите кнопку, приложите чек и укажите сумму. Расход уйдёт в бухгалтерию, а статус компенсации я пришлю сюда.

Мария оплатила такси до клиента и пишет боту «Расходы». Нажмите «Добавить расход», проверьте форму и отправьте её.

Зачем вести чеки, авансовые отчёты и компенсацию расходов в рабочем чате

Обычно чеки приходят бухгалтеру фотографиями в личные мессенджеры и на почту, сотрудник заполняет бланк авансового отчёта в конце месяца по памяти, а про компенсацию расходов спрашивает в личке. В беседе «Расходы сотрудников» каждый чек — карточка с суммой и датой, а авансовый отчёт бот собирает сам.

  • Чеки не теряются. Фото чека прикреплено к карточке расхода в беседе бухгалтерии, а не лежит в личном мессенджере или в почте. Через полгода чек находится по номеру расхода, фамилии или сумме.
  • Сотруднику не нужен бланк. Он заполняет короткую форму в день покупки, а авансовый отчёт бот собирает сам из принятых расходов. Вспоминать в конце месяца, куда ездил и сколько заплатил, не приходится.
  • Бухгалтер видит расход в день покупки. Карточка приходит сразу, а не пачкой чеков 30-го числа. Вопрос по чеку задаётся в треде, пока сотрудник помнит, что и где оплатил.
  • Статус компенсации виден в личке. Бот пишет сотруднику, когда расход принят и с какой зарплатой придёт компенсация расходов. Спрашивать бухгалтера в личке не нужно.
  • Руководитель видит картину отдела. В одной беседе видно, кто сколько потратил на такси, обеды с клиентами и канцелярию за месяц, без выгрузок из учётной системы.
  • Растёт вместе с вами. Сегодня чек и отчёт. Завтра лимиты по категориям, автоматическая проверка чека по QR-коду через сервис проверки чеков ФНС и выгрузка реестра выплат в 1С.

Как настроить

30 минут в Пачке плюс обработчик: n8n без кода или пара дней разработчика. Нужны права администратора в Пачке.

В Пачке

  1. 1

    Создайте беседу «Расходы сотрудников» и тег бухгалтерии

    + рядом с поиском Беседа. Добавьте бухгалтера и руководителей. Затем Участники табличный вид иконка тега: создайте тег «Бухгалтерия». Упоминание @Бухгалтерия в треде расхода дойдёт до всех, кто принимает чеки.
  2. 2

    Создайте бота «Расходы»

    Автоматизации Интеграции Webhook +. Бот для нескольких чатов, переключатель Публичный включён: так сотрудники найдут бота в поиске и напишут ему в личку. На вкладке API скопируйте токен, он понадобится обработчику.
  3. 3

    Добавьте бота в беседу

    Настройки беседы Добавить участников вкладка Интеграции Расходы. Это может только администратор или создатель беседы.
  4. 4

    Включите исходящий вебхук

    Настройки бота вкладка Исходящий Webhook. В поле Webhook URL вставьте адрес обработчика из варианта Б или В ниже, отметьте события Новые сообщения с командой /start и Нажатие кнопок. Напишите боту /start: он должен ответить кнопкой «Добавить расход».

Обработчик расходов

Форму с чеком, карточку с кнопками и сборку авансового отчёта делает обработчик, который принимает события бота. Один из трёх вариантов, по вашей ситуации.

  1. А

    Пока без обработчика: чеки в беседу по шаблону

    Закрепите в беседе шаблон и попросите присылать чек в день покупки:
    Чек: фото
Что оплатили: такси до клиента, встреча с «Северным ветром»
Сумма: 1 240 ₽
Дата: 24.09.2026
    Бухгалтер ставит ✅, когда принял, вопросы задаёт в треде, а раз в месяц собирает авансовые отчёты руками. Формы и кнопок из демо здесь нет, зато настройка занимает пять минут.
  2. Б

    Без кода через n8n

    Возьмите за образец воркфлоу бота отпусков: там уже есть /start, кнопка, форма и карточка с кнопками. Замените поля на «Что оплатили», «Сумма», «Дата», «Категория» и «Чек», кнопки на «Принять» и «Уточнить», принятые расходы пишите в таблицу. Второй воркфлоу по Schedule Trigger в последний рабочий день месяца собирает принятые расходы по сотрудникам, заполняет docx-шаблон отчёта и кладёт файлы в тред. Production URL первого воркфлоу вставьте в шаг 4, установка n8n и узла Пачки описана в справке по n8n.
  3. В

    Свой код: форма, отчёты, КЭДО и 1С

    Отдайте этот скилл Claude, ChatGPT или Cursor. В нём настройка бота, форма с чеком, карточка с кнопками «Принять» и «Уточнить», ответ сотруднику в личку, сборка отчётов по расписанию из docx-шаблона, отправка в КЭДО, реестр выплат в 1С, проверка чека по QR-коду и выбор хостинга.

В команде

  1. 5

    Договоритесь о сроке чека

    Чек отправляется в день покупки. Бухгалтер принимает или уточняет в течение дня, вопросы задаёт в треде через @упоминание. Что не принято до 25-го числа, уходит в отчёт за следующий месяц. Сроки и требования к чекам берите из учётной политики компании, бот их не заменяет.

Бот приносит файлы и статусы, а подписывают авансовые отчёты в КЭДО: подпись остаётся там, в Пачке виден только статус. Шаблон отчёта и лимиты по категориям сверьте с бухгалтером до запуска. Как устроены формы, кнопки в чат-ботах и исходящие вебхуки, мы разобрали в справке.

Если не работает

  • Бот не отвечает на /start: в исходящем вебхуке не отмечены «Новые сообщения» или обработчик выключен. В n8n нужен Production URL, а не Test URL.
  • Кнопка не открывает форму, «Принять» не срабатывает: в исходящем вебхуке не отмечено «Нажатие кнопок».
  • Чек не прикрепляется к карточке: обработчик передал только имя файла, а не загрузил его через API файлов Пачки. Порядок загрузки — в разделе про файлы на dev.pachca.com.