Автоматизация Пачка х n8n: Заявки на отпуск

Автоматизация сбора заявок на отпуск — одна из самых популярных задач для HR-отделов. С помощью n8n и форм Пачки можно создать бота, который собирает заявки от сотрудников в едином формате и отправляет их в HR-чат для быстрого рассмотрения.

Шаг 1. Разверните n8n и настройте расширение Пачки

Как это сделать, мы описывали подробно тут.

Расширение Пачки доступно пока только в Beta. Это значит, что его нет в веб-версии n8n и для пользования нужно предварительно развернуть на собственном сервере коробочную версию n8n.

Шаг 2. Логика работы и видеодемо

Советуем так делать, чтобы вам было проще понимать и отслеживать, в правильном ли вы направлении двигаетесь. Мы определили такую логику:

1. Сотрудник пишет Боту отпусков в личных сообщениях команду /start

2. Бот присылает сообщение с кнопкой «Заявка на отпуск»

3. При нажатии на кнопку открывается форма с соответствующими блоками

4. После заполнения:

   • Бот отправляет сообщение в тред стартового сообщения о том, что заявка отправлена на рассмотрение
   • Сама заявка отправляется в HR-чат

5. HR может с помощью кнопок одобрить/отклонить/уточнить детали по заявке

6. При нажатии на любую из кнопок, в тред под стартовым сообщением в личном чате с сотрудником приходит отбивка об обновленном статусе заявки, @упоминается сам пользователь, HR и руководители. Это позволит хранить всю историю обсуждения в одном месте

Шаг 3. Создайте бота в Пачке

1. Создайте бота для нескольких чатов, дайте ему имя

2. Сделайте бота публичным, чтобы сотрудники могли писать ему в личных сообщениях

3. Во вкладе Исходящий Webhook укажите Production URL из настроек Webhook в n8n

4. Выберите, о каких событиях получать исходящий webhook:

   • Новые сообщения
   • Нажатие кнопок

5. О каких новых сообщениях:

   • Начинающихся с команд (в нашем боте /start)
   • Любых

Шаг 4. Добавьте New Credential в n8n

1. Access token — токен вашего бота (доступно в настройках бота)

2. В Base URL укажите https://api.pachca.com/api/shared/v1

3. Тип токена — Bot Token

4. User ID — user_id вашего бота (доступно в настройках бота)

Шаг 5. Готовый JSON с автоматизацией

Скачать Vacation_Bot_Pachca.json

Вы его сразу можете скопировать в свой workflow в n8n. Останется только заменить следующую информацию:

• в Webhook — Path
• во всех нодах Пачки — выбрать свой Credential (своего бота)
• в ноде Send to HR Chat — указать Entity ID нужного HR-чата

При необходимости можно заменить иную информацию или вовсе переделать логику бота. Если вы не разработчик, не переживайте, с этим отлично справляются и AI-ассистенты — вам нужно лишь направить их в правильное русло.

💡 Подробнее о формах в Пачке: Что такое формы и как их создавать

Почему n8n?

• Не нужно уметь программировать — визуальный редактор с готовыми узлами
• Интуитивно понятная цепочка действий — весь процесс виден на одном экране
• Есть множество простых обучающих материалов как в англоязычном, так и в русскоязычном пространстве