Яндекс.Метрика

Как заказать пропуск для гостя?

В бизнес-центре пропуск для гостя обычно заказывает офис-менеджер компании. Для этого ему нужны фамилия, имя и отчество гостя, дата и время визита, а если гость приедет на машине, то её номер. В Пачке заявки на пропуск можно собирать в одной беседе. Сотрудник пишет заявку по шаблону или заполняет форму бота, а офис-менеджер отвечает в треде под заявкой, когда пропуск заказан и когда гость пришёл. Ниже показан вариант с ботом «Офис». Путь сотрудника в нём можно пройти самому.

Пропуска

46 участников · бот «Офис»

15 сентября
ОфисБот10:05

Чтобы заказать пропуск для гостя, нажмите кнопку и заполните форму. Заявку на завтра отправьте до 17:00.

Елена Смирнова закрепила сообщение

23 сентября
ОфисБот11:30

🎫 Заявка на пропуск

Сотрудник@Павел НикитинГостьСоколова Анна ВикторовнаДата23 сентябряВремя15:00
✅1

Зачем заказывать пропуска в рабочем чате

Обычно сотрудник просит офис-менеджера заказать пропуск в личных сообщениях или на ходу. В просьбе часто нет отчества гостя, времени визита или номера машины, и офис-менеджер переспрашивает. Сотрудник не знает, заказан ли пропуск, а если его не заказали вовремя, гость ждёт на входе в бизнес-центр, пока его оформят. Когда гость поднимается в офис, офис-менеджер выясняет, к кому он пришёл, и звонит сотруднику.

В беседе «Пропуска» заявки всех сотрудников собраны в одной ленте, а о пропуске и приходе гостя сотруднику сообщают в треде под его заявкой.

  • Все заявки в одной беседе. Офис-менеджер видит всех гостей на завтра в одной ленте и заказывает пропуска в системе бизнес-центра за один раз. По реакции ✅ видно, какие заявки уже закрыты.
  • Сотрудник знает, что пропуск заказан. Офис-менеджер пишет об этом в тред под заявкой и упоминает сотрудника, поэтому ему приходит уведомление.
  • О приходе гостя сообщают в тот же тред. Имя сотрудника указано в заявке, поэтому офис-менеджер сразу пишет ему в тред, а не звонит по отделам.
  • С ботом в заявке есть все данные гостя. Форма не отправится без обязательных полей, поэтому офис-менеджеру не нужно переспрашивать отчество гостя и время визита.
  • С ботом отвечают кнопками. Офис-менеджер нажимает «Пропуск заказан» или «Гость пришёл», и бот сам пишет сотруднику в тред с упоминанием. Сотрудник отвечает кнопкой «Выхожу», и бот сообщает офис-менеджеру, что за гостем идут.

Как настроить

Пропуска можно заказывать в Пачке без бота или с ботом. Без бота сотрудник пишет заявку по шаблону в беседе, а офис-менеджер отвечает в треде под ней. С ботом сотрудник заполняет форму, а офис-менеджер нажимает кнопки, как в демо выше. Бот пригодится, когда заявок много и важно, чтобы в каждой были все данные гостя.

Без бота: шаблон и ответ в треде

  1. 1

    Создайте беседу для заявок

    Нажмите + рядом с поиском, выберите Беседа и назовите её «Пропуска». Добавьте офис-менеджеров и сотрудников офиса. Если в пространстве есть групповой тег для сотрудников офиса, добавьте в беседу его: тогда новые сотрудники с этим тегом попадут в беседу сами.
  2. 2

    Закрепите шаблон заявки

    Напишите в беседе шаблон: ФИО гостя, дата и время визита, номер машины, если гость приедет на машине. Затем нажмите на это сообщение правой кнопкой мыши и выберите Закрепить. Сотрудник копирует шаблон, заполняет его и отправляет заявку отдельным сообщением.
  3. 3

    Отвечайте в треде под заявкой

    Когда пропуск заказан в системе бизнес-центра, офис-менеджер пишет об этом в тред под заявкой и упоминает сотрудника через @. Когда гость поднялся в офис, офис-менеджер пишет в тот же тред, а когда сотрудник вышел к гостю, ставит на заявку ✅.

С ботом: форма и кнопки

Бот в Пачке похож на участника пространства: его можно добавить в беседу, и он пишет сообщения с кнопками. Сам по себе бот ничего не делает. Когда кто-то нажимает кнопку в его сообщении или отправляет форму, Пачка передаёт это событие обработчику. Обработчиком называют программу, которая получает события от Пачки и отвечает от имени бота. В этом сценарии обработчик открывает сотруднику форму, публикует заявку в беседе «Пропуска», а после нажатия кнопок пишет в тред под заявкой.

Обработчик делают тремя способами. Без кода его собирают в сервисе автоматизаций n8n. Готовый воркфлоу с формой и кнопками разобран в сценарии про отпуск: в нём нужно заменить поля формы и кнопки и добавить ответы в тред. Обработчик можно написать с ИИ-ассистентом для кода, например Claude Code или Cursor со скиллами Пачки. Как работать с ассистентом, рассказываем в сценарии «Как создать ИИ-агента без кода». Третий способ: обработчик пишет разработчик по документации API Пачки.

  1. 1

    Создайте беседу для заявок

    Создайте беседу «Пропуска», как в первом шаге выше, или возьмите ту, где заявки уже собирают. Затем откройте беседу в веб-версии Пачки и скопируйте число в конце адреса страницы. Это ID беседы, он понадобится обработчику.
  2. 2

    Создайте бота

    В меню Интеграции выберите Боты и нажмите Создать бота. Назовите его «Офис»: этим именем бот подписывает сообщения в беседе. Затем на вкладке API скопируйте токен и user_id бота, они понадобятся обработчику.
  3. 3

    Добавьте бота в беседу

    Откройте настройки беседы «Пропуска», нажмите Добавить участников, перейдите на вкладку Интеграции и выберите «Офис». Без этого бот не сможет писать в беседу. Добавить бота может только администратор пространства или создатель беседы.
  4. 4

    Укажите адрес обработчика

    Откройте настройки бота и перейдите на вкладку Исходящий Webhook. Вставьте адрес обработчика в поле Webhook URL. В типах событий отметьте Новые сообщения, Нажатие кнопок и Заполнение формы. В фильтре по командам впишите /start: из сообщений в беседе обработчику будет уходить только эта команда.
  5. 5

    Задайте форму и кнопки

    В обработчике задайте поля формы: ФИО гостя, дата, время, отметка «Нужна парковка» и номер машины. ФИО, дату и время сделайте обязательными, тогда форма без них не отправится. Под заявкой нужны кнопки «Пропуск заказан» и «Гость пришёл», а в сообщение о приходе гостя бот добавляет кнопки «Выхожу» и «Проводите ко мне». В беседе все сотрудники офиса, поэтому обработчик должен принимать нажатия «Пропуск заказан» и «Гость пришёл» только от офис-менеджеров: Пачка сообщает ему, кто нажал кнопку.
  6. 6

    Закрепите кнопку заказа

    Напишите в беседе /start: бот ответит сообщением с кнопкой «Заказать пропуск». Закрепите это сообщение, чтобы сотрудники находили кнопку вверху беседы. Форму бота открывает только кнопка в его сообщении.
  7. 7

    Отправьте тестовую заявку

    На время проверки укажите в обработчике офис-менеджером себя. Нажмите «Заказать пропуск», заполните и отправьте форму: заявка должна появиться в беседе. Нажмите под ней «Пропуск заказан», и в треде под заявкой должно появиться сообщение бота с упоминанием.

В команде

Договоритесь, до какого времени заказывать пропуск на следующий день, например до 17:00. Так офис-менеджер успеет заказать все пропуска в системе бизнес-центра за один раз. Вопросы по гостю офис-менеджер задаёт в треде под заявкой и упоминает там сотрудника. Когда сотрудник встретил гостя, офис-менеджер ставит на заявку ✅, и по заявкам без реакции видно, кого ещё ждут.

Если бот не работает

  • Бот не отвечает на /start. Проверьте, что бот добавлен в беседу «Пропуска», на вкладке «Исходящий Webhook» указан адрес обработчика, отмечено событие «Новые сообщения», а в фильтре по командам вписано /start.
  • Кнопка «Заказать пропуск» не открывает форму. Отметьте событие «Нажатие кнопок».
  • Форма отправилась, а заявки в беседе нет. Отметьте событие «Заполнение формы» и проверьте, что обработчику передан ID беседы «Пропуска».