Как оформить заявку на подбор персонала?
Заявку на подбор руководитель оформляет, когда ему нужен новый сотрудник: в ней указывают должность, причину, зарплатную вилку, дату выхода и требования к кандидату. Обычно заявку согласуют вышестоящий руководитель и HR BP, а после этого её берёт в работу рекрутер. В Пачке это можно устроить по-разному: публиковать заявки по шаблону в беседе и согласовывать их реакциями или подавать через бота с формой и кнопками. Бот нужен, когда заявок много и важно, чтобы все поля были заполнены. Ниже показан вариант с ботом «Подбор»: путь руководителя в нём можно пройти самому.
Бот
Заявку №9 «Менеджер по продажам» взяла в работу Анна Ковалёва.
/start
Чтобы оформить заявку на подбор, нажмите кнопку.
Подбор
Бот
Заявку №9 «Менеджер по продажам» взяла в работу Анна Ковалёва.
/start
Чтобы оформить заявку на подбор, нажмите кнопку.
Что указать в заявке
- Должность и отдел.
- Причину: новая ставка или замена сотрудника.
- Зарплатную вилку до вычета НДФЛ.
- Город и формат работы: офис, гибрид или удалённая работа.
- Дату, когда сотрудник должен выйти.
- Обязанности и требования к опыту.
- Кто проводит собеседования.
Зачем оформлять заявку на подбор в рабочем чате
Обычно руководитель отправляет заявку на согласование по почте. Письмо ходит между директором и HR BP, и руководитель не знает, у кого оно застряло. Рекрутер получает заявку, где вместо вилки написано «по рынку», и переспрашивает. Руководитель узнаёт, что поиск начался, только когда рекрутер сам ему напишет.
В рабочем чате заявка и все решения по ней лежат в одном месте, и руководитель видит, кто её согласовал и кто взял в работу.
- Заявки не теряются. Они собраны в беседе «Заявки на подбор», и руководитель подбора видит там заявки всей компании. Через полгода нужную заявку и переписку по ней находят поиском по должности.
- Видно, кто уже согласовал. Директор и HR BP отвечают на заявку в Пачке, и руководитель получает уведомление о каждом решении.
- Руководитель знает, что поиск начался. Рекрутер отмечает под заявкой, что взял её в работу, и руководителю приходит уведомление.
- Вопросы задают в треде под заявкой. Рекрутер зовёт руководителя в тред через @упоминание, даже если того нет в беседе «Заявки на подбор». Руководитель получает уведомление, а тред появляется у него в разделе «Треды».
- С ботом заявка приходит полной. Форма бота не отправится без обязательных полей, поэтому рекрутеру не нужно переспрашивать вилку и дату выхода.
- С ботом решения принимают кнопками. Бот по очереди присылает заявку коммерческому директору и HR BP с кнопками «Согласовать» и «Отклонить», а рекрутерам с кнопкой «Взять в работу». О каждом нажатии бот пишет руководителю.
Как настроить
Заявки на подбор можно вести в Пачке без бота или с ботом. Без бота руководитель публикует заявку по шаблону в беседе, а согласующие и рекрутер отвечают реакциями. С ботом руководитель заполняет форму, а согласующие и рекрутер нажимают кнопки, как в демо выше.
Без бота: шаблон и реакции
- 1
Создайте беседу для заявок
Нажмите + рядом с поиском, выберите Беседа и назовите её «Заявки на подбор». Добавьте в неё руководителей, которые подают заявки, согласующих и рекрутеров. - 2
Закрепите шаблон заявки
Напишите в беседе шаблон с полями из списка «Что указать в заявке». Затем нажмите на это сообщение правой кнопкой мыши и выберите Закрепить. Руководитель копирует шаблон, заполняет его и отправляет заявку отдельным сообщением. - 3
Согласуйте заявку реакциями
Директор и HR BP ставят под заявкой ✅, когда согласовали её. Если заявку отклонили, причину пишут в тред под ней. Рекрутер, который взял заявку в работу, ставит 👀. Автору приходит уведомление о каждой реакции на его сообщение, поэтому руководитель видит все решения.
С ботом: форма и кнопки
Бот в Пачке похож на участника пространства: ему можно написать в личные сообщения и добавить его в беседу. Сам по себе бот не отвечает. Когда кто-то пишет ему, нажимает кнопку или отправляет форму, Пачка передаёт это событие обработчику. Обработчиком называют программу, которая получает события от Пачки и отвечает от имени бота. В этом сценарии обработчик открывает руководителю форму, присылает заявку согласующим, публикует согласованную заявку в беседе «Заявки на подбор» и сообщает руководителю о каждом решении.
Обработчик делают тремя способами. Без кода его собирают в сервисе автоматизаций n8n. Готовый воркфлоу с формой и кнопками разобран в сценарии про отпуск: в нём остаётся заменить поля формы, добавить второе согласование и кнопку «Взять в работу». Обработчик можно написать и с ИИ-ассистентом для кода, например Claude Code или Cursor со скиллами Пачки. Как работать с ассистентом, рассказываем в сценарии «Как создать ИИ-агента без кода». Третий способ: обработчик пишет разработчик по документации API Пачки.
- 1
Создайте беседу для заявок
Нажмите + рядом с поиском, выберите Беседа и назовите её «Заявки на подбор». Добавьте в неё рекрутеров и руководителя подбора. В эту беседу бот будет публиковать согласованные заявки. Затем откройте беседу в веб-версии Пачки и скопируйте число в конце адреса страницы. Это ID беседы, он понадобится обработчику. - 2
Создайте бота
В меню Интеграции выберите Боты и нажмите Создать бота. Назовите его «Подбор» и сделайте публичным, чтобы руководители нашли бота в поиске и могли написать ему в личные сообщения. Затем на вкладке API скопируйте токен и user_id бота, они понадобятся обработчику. - 3
Добавьте бота в беседу
Откройте настройки беседы «Заявки на подбор», нажмите Добавить участников, перейдите на вкладку Интеграции и выберите «Подбор». Без этого бот не сможет публиковать заявки. Добавить бота может только администратор или создатель беседы. - 4
Укажите адрес обработчика
Откройте настройки бота «Подбор» и перейдите на вкладку Исходящий Webhook. Вставьте адрес обработчика в поле Webhook URL. В типах событий отметьте Новые сообщения, Нажатие кнопок и Заполнение формы. В фильтре по командам впишите /start: из сообщений боту обработчику будет уходить только эта команда. - 5
Отправьте тестовую заявку
На время проверки укажите в обработчике согласующим себя. Напишите боту /start, он ответит кнопкой «Заполнить заявку». Заполните и отправьте форму, а затем нажмите «Согласовать» в сообщениях бота. После этого заявка должна появиться в беседе «Заявки на подбор». Нажмите под ней «Взять в работу» и вернитесь в чат с ботом: там появится сообщение, что заявку взяли в работу.
В команде
Договоритесь, кто согласует заявки каждого отдела и за какой срок рекрутер берёт согласованную заявку в работу. Вопросы по вакансии рекрутер задаёт в треде под заявкой и зовёт туда руководителя через @упоминание. Треды в Пачке сквозные, и позвать туда можно даже того, кого нет в беседе. Когда вакансию закрыли, рекрутер пишет об этом в тред.
Если бот не работает
- Бот не отвечает на /start. Проверьте, что на вкладке «Исходящий Webhook» указан адрес обработчика, отмечено событие «Новые сообщения», а в фильтре по командам вписано /start.
- Форма не открывается или кнопки не срабатывают. Скорее всего, в исходящем вебхуке бота не отмечено событие «Нажатие кнопок».
- Форма отправилась, а согласующим заявка не пришла. Проверьте, что в исходящем вебхуке бота отмечено событие «Заполнение формы».
- Заявку согласовали, а в беседе её нет. Проверьте, что бот добавлен в беседу «Заявки на подбор» и обработчику передан ID именно этой беседы.