Яндекс.Метрика

Как передавать смену, чтобы ничего не терялось?

Администратор в конце смены пишет боту «Смена» с телефона и заполняет форму: касса, остатки, инциденты, что не доделано. Отчёт приходит карточкой в беседу точки, принимающий нажимает «Принял смену», вопросы задаёт в треде. Управляющий сетью видит карточки всех точек в одной беседе. Ниже можно пройти путь смены самому.

Смена

Бот

Сегодня
Аватар участника
Алина Гусева15:52

Смена

СменаБот15:52

Сдаёте смену? Нажмите кнопку, откроется форма передачи.

Алина закрывает утреннюю смену и с телефона пишет боту «Смена». Здесь тот же чат показан на большом экране. Нажмите кнопку бота, чтобы открыть форму передачи.

Зачем передача смены в рабочем чате

Тетрадь на кассе и голосовые в личном мессенджере работают, пока точка одна и администраторы не меняются. Дальше отчёты расползаются по чатам, фото кассы теряются, а кто принял смену, выясняют по звонку.

  • Отчёт всегда по одной форме. Касса, остатки, инциденты, недоделки — поля одни и те же в каждой точке. Голосовые «вроде всё нормально» и записки на кассе уходят.
  • Всё с телефона. У администратора нет компьютера и рабочей почты. Бот, форма, фото с камеры и кнопка «Принял смену» живут в мобильном приложении Пачки.
  • Видно, кто принял и когда. На карточке имя и время. Спор «мне никто не передавал» закрывается одним взглядом на беседу.
  • Вопросы не теряются. Принимающий спрашивает в треде карточки, сдающий отвечает уже из дома. Через неделю тред находится рядом с отчётом, а не в личной переписке.
  • Управляющий видит все точки. Карточки всех точек дублируются в одну беседу сети. Не нужно обзванивать администраторов и просить прислать фото кассы.
  • Растёт вместе с вами. Сегодня форма и кнопка, завтра напоминание, если смену не приняли за полчаса, сводка по сети раз в день и ИИ-агент, который собирает инциденты за неделю.

Как настроить

15 минут на беседы и бота, без программиста. Форма и кнопка «Принял смену» — вторым заходом через n8n или свой код. Нужны права администратора в Пачке.

В Пачке

  1. 1

    Создайте беседу на каждую точку и беседу сети

    + рядом с поиском Беседа. Назовите «Точка · Тверская 12», добавьте администраторов точки и управляющего. Вторая беседа, «Смены · вся сеть», для управляющих: туда бот будет дублировать карточки всех точек.
  2. 2

    Создайте бота «Смена»

    Автоматизации Интеграции Webhook +. Бот для нескольких чатов, публичный: так сотрудники найдут его в поиске и напишут ему с телефона. Токен бота лежит в разделе API, он нужен для вариантов Б и В.
  3. 3

    Добавьте бота в беседы

    Настройки чата Добавить участников Интеграции «Смена». Повторите для каждой точки и беседы сети. Это может только администратор или создатель чата.

Отчёт о смене

Один из трёх вариантов, по вашей ситуации.

  1. А

    Пока без формы: шаблон в беседе точки

    Напишите в беседу точки шаблон, сдающий заполняет его с телефона и прикладывает фото кассы и витрины:
    Смена: утро 08:00–16:00, Тверская 12
Касса: сдана, расхождений нет
Остатки: молока до вечера хватит, стаканы 0,3 заказать
Инциденты: кофемашина №2 подтекает, мастер завтра 10:00
Не доделано: поставка выпечки, курьер к 17:00
    Принимающий ставит ✅ и задаёт вопросы в треде. Работает с первого дня, но без кнопки «Принял смену» и копии в беседе сети.
  2. Б

    Бот с формой без кода: n8n

    Поток тот же, что у бота отпусков: слово боту, кнопка, форма, карточка с кнопками. Возьмите его воркфлоу и замените поля формы. В n8n создайте Credential Пачки: Access token — токен бота, Тип токена — Bot Token, User ID — user_id бота, Base URL:
    https://api.pachca.com/api/shared/v1
    В настройках бота на вкладке Исходящий Webhook вставьте Production URL воркфлоу, отметьте «Новые сообщения» и «Нажатие кнопок». Команды в фильтре начинаются с / латиницей, поэтому либо выберите «любые сообщения» и ловите слово «Смена» в n8n, либо договоритесь о команде /shift. Напишите боту «Смена»: откроется форма, карточка появится в беседе точки.
  3. В

    Свой код

    Отдайте этот скилл Claude, ChatGPT или Cursor. В нём поток «слово → кнопка → форма → карточка», блоки формы, кнопка «Принял смену» с правкой карточки, копия и сводка для беседы сети, напоминание, если смену не приняли, и выбор хостинга для обработчика.

В команде

  1. 4

    Договоритесь о правиле смены

    Сдающий отправляет форму до ухода с точки, фото кладёт в тред отчёта. Принимающий нажимает «Принял смену» в первые 15 минут, вопросы задаёт в треде карточки, а не в личку. При расхождении по кассе нажимает «Есть расхождение» и зовёт в тред управляющего через @упоминание. Управляющий смотрит «Смены · вся сеть» раз в день.

Кнопка «Принял смену», имя и время на карточке, напоминание и сводка по сети делаются через API. Это есть в скилле выше, а для ручной настройки: формы, кнопки в чат-ботах и исходящие вебхуки. Так сети уходят из личных мессенджеров: в Бургер Кинге в Пачке работают офис, подрядчики и директора ресторанов, а HR-ботов и сбор обратной связи от гостей ИТ-отдел переносит туда из Telegram.

Если не работает

  • Бот не отвечает на «Смена»: в исходящем вебхуке выбраны только сообщения с команд, а слово без / под фильтр не попадает. Выберите «любые сообщения» или пишите /shift. В n8n проверьте, что воркфлоу включён и указан Production URL, а не Test URL.
  • Форма отправлена, а карточки нет: бот не добавлен в беседу точки или в обработчике указан id другой беседы.
  • Кнопка «Принял смену» не срабатывает: в исходящем вебхуке не отмечено «Нажатие кнопок».