Как принимать заявки на ремонт и хозяйственные нужды в чате?
Сотрудник отправляет заявку с фото и местом боту АХО, завхоз берёт её кнопкой, бот показывает историю поломок по кабинету и сообщает сотруднику, когда готово.
Бот
/start
Привет! 👋 Сломалось, протекает, нужно купить или убрать? Нажмите кнопку и заполните форму. Место и фото обязательны: так техник сразу поймёт, куда идти и что брать с собой.
Мария пишет боту «АХО». Нажмите «Новая заявка», проверьте форму и отправьте её: место и фото уже на месте.
Зачем заявки на ремонт и хозяйственные нужды в рабочем чате
Обычно «у нас течёт» пишут завхозу в личку без фото и номера кабинета, техник идёт уточнять, покупки живут в чьей-то голове, а через месяц никто не помнит, что батарею в 312 уже чинили дважды.
- Заявка с фото и точным местом. Форма у бота «АХО» не отправится без офиса, этажа, кабинета и фото. Техник идёт сразу к нужной батарее, а не пишет «а где именно течёт?» в ответ на «у нас что-то течёт» в личке завхоза.
- Видно, кто взял и что заказано. Кнопка «Взять» и имя под карточкой, а для покупок — статус «Заказано» с датой поставки. Два техника не едут на один вызов, и никто не спрашивает, когда приедет бумага.
- Повторяющиеся поломки заметны. Бот считает заявки по месту и пишет прямо в карточке: «в кабинете 312 это третья заявка за месяц». История кабинета лежит в треде, и хроническая проблема перестаёт выглядеть как очередной вызов.
- Сотрудник узнаёт о результате сам. Когда завхоз нажимает «Готово», бот пишет сотруднику в личку, что сделано, и просит оценить работу. Завхозу не нужно вспоминать, кому ответить.
- Офис-менеджер видит картину. Открыл беседу «АХО-заявки» — видно, что в работе, что срочное, что заказано и к какому сроку. Без таблиц, планёрок и вопросов в личку.
- Растёт вместе с вами. Сегодня форма и три кнопки. Завтра обработчик ставит плановые проверки по расписанию, отправляет заявки подрядчикам, считает расходы по офисам, а ИИ-агент отвечает на типовые «где взять бумагу» прямо в личке.
Как настроить
30 минут в Пачке плюс обработчик: n8n без кода или пара часов разработчика. Нужны права администратора в Пачке.
В Пачке
- 1
Создайте беседу «АХО-заявки» и тег «АХО»
+ рядом с поиском Беседа. Добавьте завхоза, техников и офис-менеджера. Затем Участники табличный вид иконка тега: создайте тег «АХО» и добавьте его в беседу. Упоминание @АХО в срочной заявке дойдёт до всей смены, даже если беседа замьючена. - 2
Создайте бота «АХО»
Автоматизации Интеграции Webhook +. Бот для нескольких чатов, переключатель Публичный включён: так сотрудники найдут бота в поиске и напишут ему в личку. На вкладке API скопируйте токен, он понадобится обработчику. - 3
Добавьте бота в беседу
Настройки беседы Добавить участников вкладка Интеграции АХО. Это может только администратор или создатель беседы. - 4
Включите исходящий вебхук
Настройки бота вкладка Исходящий Webhook. В поле Webhook URL вставьте адрес обработчика из варианта Б или В ниже, отметьте события Новые сообщения с командой /start и Нажатие кнопок. Напишите боту /start: он должен ответить кнопкой «Новая заявка».
Обработчик заявок
Форму с фото, карточку с кнопками и историю места ведёт обработчик, который принимает события бота. Один из трёх вариантов, по вашей ситуации.
- А
Пока без обработчика: заявки в беседу по шаблону
Сделайте беседу «АХО-заявки» открытой и закрепите в ней шаблон:
Сотрудники пишут туда сами, техник ставит 👀, когда взял, и ✅, когда сделал. Повторы ищут поиском по номеру кабинета. Кнопок и истории места здесь нет, зато настройка занимает пять минут.🧰 Что случилось: Сломалось / Протекает / Нужно купить / Клининг Где: офис, этаж, кабинет Описание: что именно и с какого времени Фото: прикрепите к сообщению Срочно: да / нет - Б
Без кода через n8n
Возьмите готовый воркфлоу бота отпусков — там уже есть /start, кнопка, форма, карточка в беседе и ответ сотруднику. Замените поля формы на «Что случилось», «Где», «Описание», «Фото» и «Срочно», кнопки на «Взять», «Заказать запчасть» и «Готово». Историю места соберите из таблицы заявок (Google Sheets или Postgres) фильтром по полю «Где», плановые проверки и напоминания о поставке — по Schedule Trigger. Production URL узла Webhook вставьте в шаг 4. Как поставить n8n и узел Пачки, рассказано в справке по n8n. - В
Свой код или заявки уходят подрядчику
Отдайте этот скилл Claude, ChatGPT или Cursor. В нём настройка бота и тега, форма с обязательным местом и фото, загрузка фото в карточку, история по месту, кнопки «Взять», «Заказать запчасть» и «Готово», статус «Заказано» с датой, плановые проверки, оценка в личке, сводка по офисам, заявки подрядчику письмом или через его API и выбор хостинга для обработчика.
В команде
- 5
Договоритесь о сроках и статусах
Срочные заявки берут в течение 15 минут, остальные — до конца дня. Всё, что нужно купить, получает статус «Заказано» с датой поставки, иначе сотрудник спрашивает «где бумага» в личке. «Готово» нажимает тот, кто взял, а бот сам пишет сотруднику.
Учёта заявок и закупок в Пачке нет: статус живёт в карточке, история — в треде и в таблице обработчика. Тот же бот принимает и заявки в IT: сценарий-близнец разобран в заявках в IT-отдел. Как устроены формы, кнопки в чат-ботах и исходящие вебхуки, мы разобрали в справке.
Если не работает
- Бот не отвечает на /start: в исходящем вебхуке не отмечены «Новые сообщения» или обработчик выключен. В n8n нужен Production URL, а не Test URL.
- Фото из формы не прикрепляется к карточке: обработчик передал только имя файла. Файл нужно загрузить через API файлов и передать в поле files сообщения.
- Упоминание @АХО никого не будит: тег не добавлен в беседу или написан в другом регистре. Пачка различает «АХО» и «ахо».