Как проводить встречи один на один с сотрудниками?

Что такое встреча один на один

Встреча один на один, или 1:1, — это регулярный разговор руководителя с сотрудником. Статус задач здесь не разбирают, для этого есть чат и планёрки. На встрече говорят о том, что при всей команде не скажешь: что мешает работать, куда сотрудник хочет расти и чего ему не хватает от вас как от руководителя.

Зачем она нужна

• Вы раньше узнаёте о проблемах. Об усталости или мыслях об уходе никто не напишет в беседу отдела, а наедине сказать об этом проще.
• Обратная связь не копится. Вы говорите, что получилось и что нет, пока ситуация свежая, и не ждёте полугодовой оценки.
• Развитие не откладывается. Курсы, новые задачи и повышение вы обсуждаете заранее — задолго до того, как сотрудник начнёт искать новую работу.
• Новички быстрее осваиваются. Вопросы, которые неловко задавать в общем чате, они спокойно задают на встрече.

Как часто встречаться

Обычно хватает получаса-сорока минут раз в две недели. С новичком, с сотрудником на новой роли и во время тяжёлого проекта лучше встречаться каждую неделю, а реже раза в месяц — не стоит. Если время не подходит, перенесите встречу на ближайшие дни, но не отменяйте: частые отмены сотрудник читает как «мне сейчас не до тебя».

О чём говорить

Темы приносит сотрудник, вы добавляете свои. Если обсуждать нечего, выручат вопросы — хватит одного-двух за встречу:

• что за эти две недели далось тяжелее всего и что мешало;
• каких инструментов или доступов не хватает;
• какие задачи хочется брать дальше и чему научиться за полгода;
• где нужна ваша помощь и что вам как руководителю стоит делать иначе.

Чего избегать

• Обсуждать коллег. Если сотрудник жалуется на кого-то, переведите разговор на рабочую проблему и на то, как её решить.
• Критиковать без предложений. Замечание без варианта, как сделать лучше, звучит как приговор.
• Сравнивать с другими. Чужой рост и чужая зарплата — не тема для этой встречи.
• Расспрашивать о личном. Сотрудник сам решает, чем делиться, и всё сказанное остаётся между вами.

Как провести встречу в Пачке

Конспект на встрече мешает: пока вы записываете, вы смотрите в блокнот вместо собеседника. А без записей через две недели вы с сотрудником помните договорённости по-разному. В Пачке записывать ничего не нужно — позвоните сотруднику из личного чата и включите транскрибацию:

1. Откройте личный чат с сотрудником и нажмите значок видеокамеры в шапке.
2. В звонке нажмите «⋯» в нижней панели и выберите «Начать транскрибацию». В звонках один на один она сама не включается.
3. Поговорите и завершите звонок.
4. Откройте тред под сообщением бота «Видеочат» — там будут AI-саммари и расшифровка, два файла .md.

Попробуйте сами: нажмите «⋯», включите транскрибацию и завершите звонок, а потом откройте файлы в треде.

Что приходит после звонка

В саммари — о чём говорили, что решили и какие задачи наметили. В расшифровке — весь разговор с именами и тайм-кодами. По ней удобно проверить сроки и точные формулировки. Оба файла лежат в треде личного чата, и видите их только вы двое.

Предупредите сотрудника, что разговор расшифровывается. Если хочется поговорить о личном, остановите расшифровку в том же меню «⋯».

Как не потерять договорённости

Для каждой договорённости со сроком заведите напоминание: наведите курсор на сообщение с саммари, нажмите на троеточие и выберите «Создать напоминание». Назначьте ответственного и срок, и в нужный день он получит уведомление. Напоминания из личного чата видят только тот, кто их создал, и ответственные. Их список открывается фиолетовой иконкой чекбокса в шапке чата — с него удобно начинать следующую встречу.

Как подготовиться к встрече

Повестку удобно вести в заметке личного чата — это зелёная иконка в шапке. Напишите туда шаблон, и сотрудник будет дописывать темы, как только они появляются: заметку видите и редактируете вы оба. Чтобы он не забывал, отправьте в чат сообщение «Завтра в 15:00 встречаемся, допиши темы в заметку» через «Отложить отправку сообщения» — на день перед встречей и с повтором каждую неделю.

Дима Волков

В сети

Среда

Максим Орлов15:00

Завтра в 15:00 встречаемся. Допиши в заметку, что хочешь обсудить

Дима Волков18:21

Дописал две темы

👍1

А освежить в памяти, чем сотрудник жил последние недели, поможет ИИ-агент. Попросите его, например, так:

Найди, что Дима Волков писал в беседах отдела за две недели. Перечисли его задачи и их статус, где он просил помощи и о чём мы договорились в личном чате. Только факты со ссылками.

Как подключить агента, рассказали в сценарии «Как руководителю использовать ИИ для отчётов и планирования?».

С чего начать

Попробуйте на следующей встрече с одним сотрудником: позвоните из личного чата и включите транскрибацию. После звонка заведите напоминания по саммари, а следующую встречу начните с него. Когда формат приживётся, встречайтесь так со всей командой.