Как бронировать переговорки?

Как устроена бронь переговорки

Переговорка — комната в офисе для встреч и созвонов. Если встреч в день больше, чем переговорок, комнаты бронируют заранее. Бронь — это запись в расписании комнаты: кто её занял и с какого по какое время.

По расписанию сотрудник видит, какие переговорки свободны в нужное время и сколько в них мест. Расписанию можно доверять, только если его видят все сотрудники офиса и в нём нельзя занять одну комнату на одно время дважды.

Где вести расписание переговорок

Корпоративный календарь. В Google Календаре, Яндекс Календаре и Outlook (Microsoft Exchange) администратор добавляет каждую переговорку как отдельный ресурс: с названием, числом мест и адресом офиса. Сотрудник создаёт встречу и добавляет в неё переговорку так же, как участника, а календарь показывает, свободна ли она в это время. В Google Календаре комната по умолчанию отклоняет приглашение, если на это время уже есть встреча. Бронь хранится в том же событии, что и встреча, поэтому участники сразу видят, где она пройдёт. Этот способ подходит, если календарём пользуются все сотрудники. Если часть команды договаривается о встречах в мессенджере и календарь не открывает, бронь там забывают поставить, и комнату занимают без записи.

Общая таблица. В таблице на каждую переговорку отводят столбец, а строки — это часы рабочего дня. Таблицу заводят за пять минут, и её хватает офису с одной-двумя переговорками. Но таблица не проверяет пересечения: два сотрудника могут записать одну комнату на одно время и узнать об этом только у двери переговорки.

Бот в рабочем чате. Бот — это программа, которая пишет в чат от своего имени и принимает нажатия кнопок. Сотрудник бронирует переговорку через форму бота, не выходя из мессенджера, а бот проверяет, свободна ли комната. Расписание хранит обработчик — программа, которая принимает формы бота, — или корпоративный календарь, если обработчик к нему подключён. Такого бота нужно один раз настроить: собрать без кода в сервисе автоматизации или поручить разработчику.

Если все сотрудники планируют встречи в корпоративном календаре, бронируйте переговорки там. Если о встречах договариваются в рабочем чате, бронируйте через бота в том же чате: сотрудник займёт комнату сразу после того, как договорился о встрече, и не забудет про бронь.

Зачем бронировать переговорки в рабочем чате

Встреча и бронь в одном мессенджере. Менеджер договорился о встрече с клиентом в беседе отдела и тут же бронирует комнату в беседе «[Бот] Переговорки». Ему не нужно переключаться в календарь или таблицу.

Свободное время видно одним сообщением. Каждое утро бот присылает список переговорок со свободным временем на день. Сотруднику не нужно открывать расписание каждой комнаты по очереди.

Меньше вопросов в общем чате. Сотрудникам не нужно спрашивать коллег, какая переговорка свободна в три часа: ответ уже есть в утреннем сообщении бота.

Две брони на одно время не пройдут. Бот сверяет новую бронь с расписанием и не сохранит её, если это время уже занято.

Пример: три переговорки на офис

В офисе три переговорки: на восемь, шесть и четыре человека. Раньше их бронировали в общей таблице. Менеджер по продажам записала в таблицу встречу с клиентом в переговорке на восемь человек на 15:00. Коллега не заметил её строку и вписал на то же время созвон с подрядчиком. Об этом узнали, когда клиент уже ехал в офис, и свободную комнату искали через общий чат.

Теперь переговорки бронируют через бота в беседе «[Бот] Переговорки». Каждое утро бот присылает туда свободное время всех трёх комнат. Менеджер бронирует переговорку на восемь человек на 15:00, и бот убирает это время из сообщения. Когда коллега выбирает ту же комнату на то же время, бот отвечает, что оно занято. Коллега видит в сообщении бота, что переговорка на шесть человек свободна, и бронирует её.

Правила бронирования

Правила закрепите в беседе, где бронируют переговорки, чтобы новый сотрудник нашёл их в первый день.

Снимайте бронь, если встречу отменили. Иначе комната простоит пустой, хотя её могла бы забронировать другая команда. В календаре переговорку удаляют из встречи, а если бронируете через бота, отмените бронь в нём.

Договоритесь, через сколько минут бронь сгорает. Например, если через 15 минут после начала брони в комнате никого нет, её может занять любой сотрудник.

Ставьте дату окончания у повторяющихся встреч. Еженедельную планёрку в календаре создавайте, например, на квартал. Если встречи прекратятся, а бронь забудут снять, комната освободится после окончания квартала.

Заказывайте пропуск вместе с бронью. Если на встречу придёт гость, закажите ему пропуск сразу после брони. Как это сделать через беседу офис-менеджера, рассказали в сценарии «Как заказать пропуск для гостя?».

Как бронировать переговорки через бота в Пачке

В Пачке бот каждое утро присылает в беседу «[Бот] Переговорки» сообщение со свободным временем всех переговорок на день. Под сообщением две кнопки: «Забронировать» и «Отменить».

Чтобы забронировать комнату, сотрудник нажимает «Забронировать», и открывается форма. В ней он выбирает переговорку из списка, дату, время начала и окончания. В списке у каждой переговорки указаны этаж, число мест и свободное время.

Если комната свободна, бот сохраняет бронь, убирает занятое время из утреннего сообщения и ставит на сообщение реакцию ✅. Если время уже занято, бот не сохраняет бронь и просит выбрать другое. Чтобы снять бронь, сотрудник нажимает «Отменить» и выбирает её из списка своих броней.

Как настроить бронь переговорок в Пачке

1. Создайте беседу. Назовите её, например, «[Бот] Переговорки» и добавьте сотрудников офиса. Префикс «[Бот]» показывает, что в беседу пишет бот. Как называть беседы, рассказали в статье «Как организовать общение в мессенджере?».

2. Создайте бота. В разделе «Интеграции» выберите «Боты», нажмите «Создать бота» и добавьте его в беседу.

3. Настройте сообщение с кнопками и форму. Бот в Пачке присылает сообщения с кнопками, а по нажатию кнопки открывает форму. В форме бывают выпадающий список, дата, время и текстовое поле. Подробнее — в справке про кнопки и формы.

4. Подключите обработчик. Бот сам не хранит расписание. Проверять время, сохранять и отменять брони, обновлять утреннее сообщение и ставить на него реакцию будет программа-обработчик. Её собирают без кода в n8n, пишут с помощью ИИ-ассистента для кода или поручают разработчику, который работает с API Пачки. Как обработчик принимает форму и кнопки, рассказали в сценарии «Как согласовать отпуск без бумажных заявлений?», а как собрать бота без программиста — в сценарии «Как создать ИИ-агента без кода?».

5. Закрепите правила. Напишите правила бронирования в беседу, нажмите на сообщение правой кнопкой мыши и выберите «Закрепить».

С чего начать

Составьте список переговорок с этажом и числом мест и договоритесь о правилах бронирования. Затем выберите, где вести расписание: в корпоративном календаре, если им пользуются все, или через бота в рабочем чате, если о встречах договариваются там.