Управление участниками пространств в Пачке

В этой статье расскажем, как использовать раздел «Участники» администраторам, что нужно сделать чтобы добавить и исключить пользователя, как внести изменения в профили сотрудников. Больше информации о самом разделе «Участники» можно найти здесь.

Смена отображений

В разделе «Участники» можно переключаться между видами отображения: карточками и таблицей. Карточки подходят, когда хочется лучше узнать коллег —увидеть большое фото, должность и т.д. Вид таблицей удобнее для администрирования, в нем можно настроить фильтрацию и сортировку сотрудников и сразу перейти к редактированию профиля участника.

Добавление пользователей

Чтобы добавить команду в Пачку нажмите на кнопку приглашения команды в разделе «Участники» в правом верхнем углу. Это можно сделать двумя способами: отправить приглашение по почте или отправить временную ссылку-приглашение. «Гостя» можно добавить только через чат по адресу эл. почты. В левом меню новые пользователи будут видеть, кто пригласил их в пространство. Подробнее о приглашении команды можно прочитать в статье.

Деактивация/удаление пользователей

В Пачке есть два способа ограничить доступ пользователю, их можно выбрать в выпадающем меню. Оно открывается при нажатии на три точки при наведении на имя участника или по правому клику на него. Сообщения деактивированных и удалённых пользователей остаются в системе.

Деактивация пользователя. Если вы планируете вернуть участника в пространство в будущем, можно деактивировать его. Вся его информация останется в системе: личные данные и настройки в профиле, напоминания и прочее. За такого пользователя не нужно будет платить. При входе в аккаунт участник увидит такую блокировку экрана:

Удаление пользователя. После удаления он больше не будет отображаться в списке участников. Если участник с одной почтой был добавлен в несколько пространств, он будет исключен только из одного выбранного вами пространства. Пространство, из которого он был исключён, пропадёт у него в лобби. Удалить участника может только владелец пространства.

Что случится с данными удалённого сотрудника?

• Его сообщения останутся в системе с его именем и аватаркой. Его больше не будет в составе участников в общей таблице и чатах. Личная переписка с ним сохранится.
• Его напоминания будут удалены — как личные, так и те, что были привязаны к чатам. Исключение — напоминания, в которых был ещё один ответственный, которой до сих пор состоит в компании.
• Данные из профиля будут удалены. Даже если спустя время добавить участника заново с той же почтой, профиль нужно будет заполнять заново. Перенести все данные с одного сотрудника на другого разом на данный момент нельзя.

Другие действия

Изменить роль‍

Изменение роли сотрудникам и мульти-гостям доступно администраторам и владельцу пространства. Делается это так:

• В разделе «Участники» переключитесь на отображение в виде таблицы, используя переключатель в правом верхнем углу
• В таблице наведите на нужного пользователя и нажмите на иконку дополнительных действий
• Нажмите «Изменить роль», выберите роль и подтвердите выбор

Изменить роль можно всем участникам пространства, кроме «Гостя».

Сделать владельцем.

Владение пространством в Пачке можно передавать, но только администраторам.

Для передачи прав нужно:

• зайти в раздел «Участники»
• навести курсор на администратора, которому нужно передать владение, и нажать на три точки
• нажать «сделать владельцем» и далее «передать владение компанией»

‍

Изменить почту

В Пачке аккаунт привязан к электронной почте, а на аккаунте может быть несколько пространств. Если вы изменили почту участнику с единственным пространством на аккаунте, оно пропадёт у него из лобби и перенесётся в другой аккаунт, который будет привязан к новой почте. Участнику придёт письмо на старую и новую почту о том, что адрес эл. почты был изменён администратором.

Если у участника несколько пространств на аккаунте, из лобби исчезнет только то пространство, в котором вы ему измените почту, а остальные останутся. После входа в аккаунт с новой почтой пространство появится в лобби снова.

Массовые действия

Удаление и деактивация пользователей

Можно удалить или деактивировать сразу нескольких пользователей. Для этого:

1. Перейдите в раздел «Участники» в левом меню
2. Выберите табличный формат раздела в правом верхнем углу
3. Отметьте тех участников, которых хотите удалить или деактивировать
4. Нажмите на иконку дополнительных действий
5. Выберите «деактивировать» или «удалить». Удалить участника может только владелец пространства.

Проставление и удаление тегов

Чтобы не тратить время на добавление каждого сотрудника в чаты команды, можно присвоить ему тег. Сотрудник автоматически добавится в чаты, где добавлен этот тег. Подробнее о тегах и как их присваивать можно прочитать здесь.

Для того, чтобы назначить теги, нужно отметить участников галочками и воспользоваться кнопками массового добавления тегов.

Изменение профилей

Настройка полей в карточке участника

Можно настроить поля в профиле участника под себя — изменить порядок, добавить новые поля или скрыть ненужные.

Чтобы сделать это:

1. Перейдите в раздел «Участники» в левом меню
2. Нажмите на «Настройки»
3. Передвиньте поля
4. Для создания нового поля нажмите «Добавить поле» и выберите нужный тип
5. Для удаления и скрытия поля наведите на него и выберите нужное действие

Редактирование профиля конкретного сотрудника

Открыть профиль сотрудника для редактирования можно двумя способами:

1. Нажать на имя участника. В профиле нажмите на иконку дополнительных действий в правом верхнем углу.
2. Выбрать табличный формат раздела, навести курсор на имя сотрудника и нажать на иконку «Редактировать» рядом с именем сотрудника.

Фильтры в разделе «Участники»

Фильтры упрощают администрирование и поиск коллег. Настроить фильтрацию в разделе «Участники» можно по отдельным критериям или используя все критерии вместе.

Существуют фильтры по:

• Состоянию. Будет полезен, чтобы проверить активных или деактивированных пользователей.
• Авторизации. Можно посмотреть, кто использует двухфакторную аутентификацию, а кто обычную.
• Тегам. Можно отфильтровать участников по тегу и посмотреть какому принадлежит сотрудник.
• Роли. Поможет найти и сгруппировать всех мульти-гостей в отдельный тег.
• Дате добавления. Облегчит управление новыми пользователями, они будут отображаться наверху.