Как управлять удалённой и гибридной командой?

Что мешает удалённой и гибридной команде

Решения остаются в звонках и личных сообщениях. Вопрос обсудили в личной переписке или на звонке, и о решении знают только те, кто в этом участвовал. Через месяц тот же вопрос задаст новый сотрудник. Ответ нигде не записан, и объяснять придётся заново.

Те, кто в офисе, знают больше. Часть вопросов решают в переговорке или у соседнего стола. Кто работает из дома, узнаёт о решении позже, иногда когда уже сделал работу по старому плану.

Непонятно, кто на связи. Коллега не отвечает, и неясно, занят он, на встрече или в отпуске. Отсюда сообщения «ты тут?» и лишние созвоны.

Ответа ждут сразу. Если в команде не договорились, как быстро отвечать, любое сообщение выглядит срочным. Люди весь день держат чат открытым и отвлекаются от работы.

Все четыре проблемы решаются правилами переписки, о которых команда договорилась заранее.

Правила переписки для удалённой команды

Этими правилами мы пользуемся сами:

• Рабочие вопросы задавайте в общих беседах. Ответ увидят все, кому он пригодится, и через месяц его найдут поиском. Личные сообщения оставьте для личных просьб, неформального разговора и обратной связи сотруднику.
• Отвечайте в треде. Тред — это ветка обсуждения под конкретным сообщением. Ответ в треде остаётся рядом с вопросом, а в самой беседе видны только темы. Ответ в общей ленте через час окажется среди чужих сообщений, и понять, к какому вопросу он относится, будет трудно.
• Нужен коллега не из беседы — позовите его в сквозной тред. В Пачке треды сквозные: в тред можно позвать через @упоминание любого коллегу, даже если его нет в беседе. Он увидит тред и сообщение, с которого тот начался, но не остальную переписку. Так не придётся пересылать ему сообщения и передавать его ответ обратно.
• Пишите суть сразу. На одно «привет» коллега ответит, только когда откроет чат, и вопрос прождёт лишний час.
• Отправляйте мысль одним сообщением. Десять коротких сообщений подряд — это десять уведомлений у каждого, кто в беседе.
• Ставьте реакцию вместо «спасибо» и «ок». Уведомление о реакции придёт только автору сообщения, остальных она не отвлечёт.
• Срочное отмечайте через @упоминание. На остальное отвечайте в течение рабочего дня. Тогда держать чат открытым весь день не нужно.
• Итоги встречи пишите текстом. После звонка или встречи в офисе тот, кто её собрал, пишет в беседу, что решили, кто делает и к какому сроку.
• Ставьте статус. Если вы на встрече, в дороге или в отпуске, коллеги увидят это и не будут ждать ответа.

Запишите правила одним сообщением и закрепите его в общей беседе. Новый сотрудник прочитает их в первый день. Подробнее о каждом правиле рассказали в статье «Этикет делового общения в мессенджере».

Как это устроить в Пачке

Меньше личных сообщений. Люди пишут в личку, когда не знают, в какой беседе задать вопрос. Заведите беседы для вопросов другим отделам, например «[Вопросы] Бухгалтерия» и «[Вопросы] Разработка». Сделайте их открытыми: тогда любой сотрудник найдёт беседу через «Обзор» и добавится сам. Если в обсуждении нужен человек, которого нет в беседе, позовите его в сквозной тред. Десять пересылок в день по 30 секунд за год отнимают больше 20 часов, а со сквозным тредом пересылать ничего не нужно.

Беседы с понятными названиями. Сотрудник на удалёнке не может спросить соседа по столу, где обсуждают рекламу. Беседу он найдёт по префиксу в названии: «[Команда] Маркетинг» для отдела, «[Проект] Биллинг» для проекта нескольких команд. Список префиксов закрепите в общей беседе. Администратор может назначить сотруднику групповой тег, и Пачка добавит его во все беседы с этим тегом. Какие ещё беседы завести, рассказали в статье «Как организовать общение в мессенджере?».

Новости компании в канале. В канале пишут только редакторы, остальные ставят реакции и комментируют в тредах. Объявление о новом графике отпусков видят и те, кто в офисе, и те, кто дома, а обсуждение не сдвигает его вверх по ленте.

Итоги встречи в треде. Чтобы начать звонок, нажмите значок видеокамеры в верхнем меню чата. Если кто-то из участников включит транскрибацию, после звонка в тред под сообщением о звонке придут AI-саммари и полная расшифровка. Если встреча прошла в офисе, итоги пишет тот, кто её собрал. Как получать протокол автоматически, рассказали в сценарии «Как записать совещание и получить протокол автоматически?».

Статус «На удалёнке». Статус видно рядом с вашим именем во всех разделах Пачки. Кроме «На удалёнке», есть ещё четыре стандартных статуса, и можно создать свой. Перед отпуском включите режим «Нет на месте» и напишите в описании, кто вас замещает. Коллега увидит это описание над полем ввода, когда напишет вам или упомянет вас.

Отложенное сообщение коллеге в другом часовом поясе. Напишите сообщение и выберите время отправки, например 9:00 по времени коллеги. Сообщение придёт к началу его рабочего дня. Повторяющееся отложенное сообщение каждый понедельник в 9:00 напомнит команде о планёрке.

Отчёт по задачам текстом. Каждый пишет в беседу, что сделал и что мешает. На созвон выносят только вопросы, которые не решить перепиской. Как собирать такие отчёты ботом, рассказали в сценарии «Как проводить планёрку за 15 минут?», а как ставить задачи с ответственным и сроком — в сценарии «Как ставить задачи и контролировать их выполнение?».

С чего начать

Начните с одной команды. Закрепите в её беседе правила и попросите ставить статус, когда человек на встрече или в отпуске. Через две недели посмотрите, какие вопросы всё ещё задают в личных сообщениях, и договоритесь обсуждать их в беседе.