Как автоматизировать рутину с n8n и ИИ-агентами?

Какую работу стоит отдать автоматизации

Заявления оформляют на бумаге. Чтобы уйти в отпуск, сотрудник заполняет заявление по шаблону, подписывает его у руководителя и отправляет скан в отдел кадров. Если руководитель в командировке, подписи приходится ждать несколько дней.

Данные переносят руками. Менеджер видит заявку в CRM и пересылает её в беседу продаж. Бухгалтер копирует счёт из почты в таблицу. Если менеджер на встрече, заявка лежит в CRM до вечера, а при копировании можно ошибиться в телефоне или сумме.

О задачах напоминает один человек. Руководитель перед планёркой проверяет просроченные задачи и пишет каждому исполнителю. Если он в отпуске, напоминаний нет.

Одни и те же вопросы задают снова. Сотрудники спрашивают, где лежит регламент командировок и как оформить больничный. Кадровик отвечает на эти вопросы каждую неделю и каждый раз отвлекается от своей работы.

Обращения клиентов приходят без темы и срочности. Письма в поддержку попадают в одну беседу. Дежурный читает каждое письмо целиком, чтобы понять, срочное ли оно.

Автоматизировать стоит работу, которую сотрудники делают руками по одному и тому же порядку хотя бы раз в неделю.

Что такое n8n

n8n — это конструктор автоматизаций. Цепочка действий в нём называется воркфлоу, а блоки, из которых её собирают, — узлами. Программировать для этого не нужно.

Любой воркфлоу начинается с триггера — события, которое его запускает: новое сообщение, отправленная форма, запись в CRM или расписание. Дальше идут узлы действий и логики: проверить поле, выбрать маршрут, отправить сообщение, создать задачу. В каталоге n8n больше тысячи узлов для таблиц, CRM, трекеров и баз данных. Если нужного сервиса там нет, узел HTTP Request обратится к любому сервису с API.

n8n можно развернуть на своём сервере бесплатно, без лимитов на число воркфлоу. Тогда данные клиентов остаются на серверах компании. Облачная версия работает по подписке, зато не требует своего сервера. Подробно про установку, тарифы и отличия от Zapier и Make рассказали в статье «n8n: что это и как работает».

Где в воркфлоу нужен ИИ-агент

Обычные узлы переносят данные как есть: поле «Компания» из формы попадает в поле «Компания» в сообщении. С текстом, который человек написал своими словами, так не получится. Узел с языковой моделью читает письмо клиента и пересказывает его в одну строку, определяет тему и срочность, достаёт из текста номер договора или пишет черновик ответа. В примере выше ИИ-агент достал из сообщения сотрудника даты отпуска и имя заместителя.

ИИ-агент в n8n — узел, который получает задачу и сам решает, какими инструментами её выполнить. Инструментами могут быть другие узлы, например поиск по сообщениям Пачки. С таким инструментом агент найдёт в истории беседы похожее обращение и то, что по нему ответили. Для ИИ-узлов нужен ключ провайдера языковой модели, его указывают в настройках n8n.

Модель может ошибиться, поэтому начните с задач, где ошибку видно сразу: краткий пересказ обращения, тема письма, черновик ответа или заявления, который человек проверит перед отправкой.

Что можно автоматизировать

Некоторые из этих процессов мы разобрали по шагам в отдельных сценариях.

Заявления и заявки сотрудников. Сотрудник нажимает кнопку бота и заполняет форму прямо в Пачке. Заявка приходит в беседу отдела с кнопкой «Согласовать» или «Взять в работу», а бот сообщает сотруднику, что решили. Так оформляют отпуск, пропуск для гостя, заявку в IT-отдел, ремонт в офисе, подбор сотрудника и оплату счёта.

Кадровые документы. Кадровик публикует приказ с кнопкой «Ознакомлен», а бот напоминает тем, кто её не нажал, и собирает лист ознакомления. При увольнении бот присылает отделам обходной лист, и каждый отдел закрывает свой пункт кнопкой. Когда выходит новый сотрудник, бот публикует для администраторов список доступов, которые ему нужно выдать.

Финансы. Сотрудник отправляет боту фото чека, а в конце месяца бот собирает из чеков авансовый отчёт. Запрос счёта из CRM приходит в беседу, и после нажатия кнопки бот выставляет счёт и следит за оплатой. Для работы с самозанятыми и ИП бот собирает документы по шаблону.

Уведомления из других систем. Заявки с сайта и из CRM приходят в беседу продаж, и менеджер берёт заявку в работу кнопкой. Отзывы клиентов с площадок приходят в беседу, а ответ на них согласуют в треде. Тред — это ветка обсуждения под конкретным сообщением. Алерты мониторинга приходят в беседу дежурных, и сбой разбирают в треде под алертом. Для GitLab и Grafana в Пачке есть готовые интеграции, n8n для них не нужен. Сервисы с исходящими вебхуками, например Битрикс24, amoCRM или Jira, тоже можно подключить без n8n, через входящий вебхук. n8n пригодится, когда событие нужно обработать: отфильтровать, дополнить данными из другой системы или передать ИИ-агенту.

Напоминания по расписанию. Каждое утро бот присылает в беседу команды список просроченных задач и их исполнителей. Перед планёркой бот собирает у сотрудников статусы через форму и публикует сводку, а на созвоне обсуждают только то, что мешает работе.

ИИ-агент в беседе. Сотрудник упоминает бота в беседе, и ИИ-агент отвечает в треде по базе знаний компании. Как собрать такого агента, рассказали в сценарии «Как создать ИИ-агента без кода?». Ещё агент проверяет заявки на закупку и приносит справку по бюджету. После сбоя он собирает разбор инцидента по обсуждению в треде алерта.

Как это устроить в Пачке

Бот. Воркфлоу пишет в Пачку от имени бота. Чтобы создать бота, в меню «Интеграции» выберите «Боты» и нажмите «Создать бота». Добавьте бота в беседы, куда он будет писать. Токен бота на вкладке «API» понадобится при подключении к n8n.

Узел Пачки в n8n. У Пачки есть официальный узел в каталоге n8n, его проверила команда n8n. В облачной версии он доступен сразу, на своём сервере его устанавливают как расширение. Найдите Pachca в панели узлов и добавьте токен бота в Credentials — хранилище ключей n8n. Узел отправляет и обновляет сообщения, создаёт треды и задачи, ищет по сообщениям. Триггер Pachca Trigger запускает воркфлоу, когда в беседе появилось новое сообщение, сотрудник нажал кнопку бота, отправил форму или в беседу добавили участника.

Кнопки и формы. Бот может прислать сообщение с кнопками, а по нажатию открыть форму с полями. Сотрудник заполняет форму в Пачке, и данные сразу попадают в воркфлоу. Так заявка приходит в одном формате, и её не нужно уточнять в переписке. Пошаговый пример разобрали в статье «Автоматизация Пачка х n8n: заявки на отпуск».

Обсуждение в треде. Бот отвечает в тред под заявкой или алертом. Так обсуждение остаётся под сообщением, с которого началось.

Готовые воркфлоу. На портале для разработчиков лежат семь разобранных воркфлоу: приветствие нового сотрудника, пересылка сообщений между беседами, просроченные задачи, согласование с кнопками, мониторинг, заявка на отпуск и ИИ-ассистент. Импортируйте файл в n8n, замените Credentials на свои и запустите.

Если n8n не подходит. Уведомления из более чем 250 сервисов можно настроить через Альбато, тоже без кода. Если нужной операции нет в узле Пачки, разработчик вызовет метод API из n8n через узел HTTP Request.

С чего начать

Выберите один процесс, который команда каждую неделю делает руками, например заявления на отпуск. Для него на портале для разработчиков есть готовый воркфлоу: импортируйте его и запустите для одного отдела. Назначьте ответственного за n8n. Если n8n развёрнут на своём сервере, ответственный обновляет его и следит за ошибками в журнале запусков.